A Unimed Paraná, uma Federação com quase 50 anos de história, reafirma seu compromisso com a excelência ao integrar tecnologia de ponta em sua jornada administrativa. O projeto de Automação do Secretariado surgiu com o objetivo de elevar a sustentabilidade e a integração do sistema, substituindo tarefas manuais repetitivas por fluxos inteligentes e inovadores.
O Desafio: O Custo da Operação Manual
Antes da intervenção tecnológica, a Secretaria-Executiva enfrentava gargalos produtivos críticos:
- Volume de Triagem: Recebimento de cerca de 800 e-mails diários, sendo grande parte redirecionados manualmente pela equipe.
- Sobrecarga Administrativa: Processos repetitivos que impediam o foco em atividades estratégicas e nobres.
- Complexidade na Comunicação: Envio automático e ágil das comunicações institucionais (Circulares) dirigidas às Unimeds em âmbito estadual e nacional, à administração pública direta ou indireta, órgãos governamentais e empresas contratantes da Unimed Paraná.
A Solução: Sinergia entre IA e Automação (RPA)
Em 2024, através de uma parceria estratégica entre a Pria e a Tetrax, a Unimed Paraná iniciou a implementação de soluções de IA aliadas à Automação Robótica de Processos (RPA). A estratégia focou em aplicações de rápida implementação, garantindo ganhos exponenciais sem a complexidade de projetos excessivamente longos.
Principais Implementações:
- Tratativa Inteligente de E-mails: Uso de IA para leitura, classificação e encaminhamento automático de mensagens para as áreas responsáveis.
- Automação de Circulares: As comunicações institucionais agora são disparadas automaticamente ao Sistema Unimed e às organizações com as quais a Unimed Paraná se relaciona.
- Gestão de Relacionamento: Automação do acompanhamento de eventos, histórico de visitas de dirigentes e felicitações automáticas.
Acima: Equipe do Secretariado da federação Unimed Paraná
Resultados e ROI: Eficiência Operacional em Números
A maturidade digital da Unimed Paraná, livre de resistências culturais à tecnologia, permitiu resultados rápidos e mensuráveis:
- Economia de Tempo (E-mails): Redução de 240 horas anuais de trabalho manual.
- Economia de Tempo (Circulares): Redução de 360 horas anuais em operações manuais.
- Impacto Total: Uma economia potencial de 500 a 600 horas anuais em tarefas administrativas, o que representa o equivalente a 1/4 da força de trabalho anual de uma Secretária-Executiva da Unimed Paraná
- Cultura de Inovação: Melhoria na experiência do colaborador e aumento da eficiência operacional sistêmica.
“O sucesso deste projeto é um exemplo prático de como a tecnologia de automação alinha a cooperativa às mudanças necessárias para se manter competitiva”, destaca Clayton Junior Dias, Coordenador do Secretariado na Unimed Paraná.
Relevância dos resultados estratégicos para a equipe e a cultura organizacional
Com o expressivo resultado da automação desses processos, um ganho estratégico foi a liberação de tempo de qualidade para a equipe do Secretariado.
“Na prática, esse ganho é bem perceptível na elevação da qualidade – atendimentos mais humanizados e personalizados são mais possíveis agora, o que aumenta a satisfação dos executivos da Unimed Paraná e também de nossa equipe do Secretariado, incrementando diferenciais em suas entregas, além de trazer a Secretaria-Executiva para o protagonismo tecnológico, algo impensável até então “, complementa Clayton.
Os resultados são tão expressivos que alimentam o direcionamento de esforços em Projetos de Automação e IA, cujo projeto foi inscrito no Prêmio Profissional do Secretariano do Ano da Conasec (Conferência Nacional do Secretariado), servindo de modelo e inspiração para os profissionais de Secretariado de todo o país.
Transforme sua jornada administrativa com a Pria
A jornada da Unimed Paraná prova que a automação, quando aplicada estrategicamente, gera resultados imediatos e sustentáveis.
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